Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

VINmatic
Dunantstraße 3
65203 Wiesbaden
E-Mail: kontakt@vinmatic.de
Telefon: 01575 4870991

2. Beim Seitenaufruf

Beim Aufruf können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Referrer, Browser und Betriebssystem. Zweck ist der sichere und fehlerfreie Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Konto und Händlerprofil

Für Registrierung und Vertragsdurchführung verarbeiten wir Anmelde-, Kontakt-, Unternehmens- und Profildaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich erforderliche Abrechnungsdaten können nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gespeichert werden.

4. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular auf unserer Website nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, Unternehmensname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Betreff und Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für eventuelle Rückfragen gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Geschäftsanfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist. Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfallen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Das Formular enthält ein technisches Sicherheitsfeld (Honeypot) zum Schutz vor automatisierten Formulareinsendungen. Es werden dabei keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

6. Fahrzeugdokumente, Bilder und Inseratsdaten

Hochgeladene Fahrzeugfotos und vom Händler erfasste Fahrzeugdaten werden gespeichert, um Inserate zu erstellen und einen Export zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung). Die Daten werden gelöscht, sobald das jeweilige Fahrzeug vom Händler aus dem System entfernt wird oder das Nutzungsverhältnis endet.

Bitte laden Sie ausschließlich Unterlagen hoch, zu deren Verwendung Sie berechtigt sind. Entfernen Sie vor dem Hochladen nicht benötigte personenbezogene Daten Dritter aus den Dokumenten.

7. Verarbeitung von Fahrzeugberichten (DAT, carVertical)

Fahrzeugberichte von Drittanbietern wie DAT SilverDAT oder carVertical können technische Fahrzeugdaten sowie in Einzelfällen personenbezogene Daten früherer Fahrzeughalter enthalten (z. B. Namen, Adressen oder Zulassungsdaten). VINmatic verarbeitet diese Berichte ausschließlich nach folgenden Grundsätzen:

Keine dauerhafte Speicherung: Hochgeladene Berichte werden ausschließlich im flüchtigen Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet. Das Dokument wird nach Abschluss der technischen Auswertung automatisch und unwiederbringlich gelöscht. Es erfolgt keine persistente Speicherung der Berichtsdatei auf Datenträgern oder in Datenbanken.

Keine Verarbeitung personenbezogener Halterdaten: VINmatic extrahiert und speichert ausschließlich technische Fahrzeugmerkmale (z. B. Erstzulassung, Kilometerstand, Motorisierung, Ausstattung). Namen, Adressen, Kontaktdaten oder sonstige personenbezogene Angaben früherer oder aktueller Fahrzeughalter werden weder ausgelesen, noch gespeichert, noch anderweitig verarbeitet.

Datenminimierung: Die Verarbeitung beschränkt sich auf das technisch erforderliche Minimum zur Erstellung eines Fahrzeuginserats (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Zweckbindung: Die aus einem Bericht extrahierten technischen Fahrzeugdaten werden ausschließlich zur Erstellung des zugehörigen Fahrzeuginserats verwendet und nicht für weitere Zwecke genutzt, insbesondere nicht zur Erstellung von Profilen, zur Weitergabe an Dritte oder zum Aufbau eigener Fahrzeugdatenbanken (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Gespeicherte Metadaten: Zur Nachvollziehbarkeit der Kontingentnutzung werden lediglich technische Metadaten protokolliert: Dateiname, Anbieterkennung, Dateigröße in Bytes und Zeitstempel. Diese Metadaten enthalten keinen Berichtsinhalt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung).

Nutzerpflicht: Der Händler versichert durch das Hochladen eines Berichts, dass er zur Nutzung des jeweiligen Dokuments im Rahmen von VINmatic berechtigt ist und die Lizenzbedingungen des Berichtsanbieters einhält. VINmatic ist nicht Vertragspartner des Berichtsanbieters und übernimmt keine Haftung für die Einhaltung von Drittlizenzen durch den Händler.

8. Fahrzeugbörsen und eingerichtete Verbindungen

Eine Übertragung an eine Fahrzeugbörse erfolgt erst nach einer entsprechenden Nutzeraktion und einer eingerichteten Verbindung. Dabei werden die erforderlichen Fahrzeug-, Händler- und Bilddaten an den gewählten Betreiber übermittelt. Dessen Datenschutzbestimmungen gelten ergänzend.

9. Cookies und lokale Speicherung

Im derzeitigen Entwicklungsstand sind keine Cookies für Werbung oder Besucherstatistiken vorgesehen. Eine technisch erforderliche Speicherung im Browser kann für Anmeldung und Sitzungsstatus eingesetzt werden.

10. Hosting und Infrastruktur

VINmatic wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) betrieben. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland und der Europäischen Union verarbeitet. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

11. KI-gestützte Texterstellung (OpenAI)

Für die Erstellung von Inseratstexten und die automatische Auswertung von Fahrzeugdokumenten nutzt VINmatic die API der OpenAI Ireland Ltd. (2nd Floor, Palmerston House, Fenian Street, Dublin 2, Irland). Dabei werden technische Fahrzeugdaten (Marke, Modell, Motorisierung, Ausstattungsmerkmale) sowie Dokumentausschnitte an die OpenAI-API übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Daten aus Fahrzeugberichten (z. B. Halterdaten) weitergegeben.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/EWR-Infrastruktur von OpenAI. Mit OpenAI besteht ein Datenverarbeitungsvertrag, der eine Nutzung der übermittelten Daten für das Training von Modellen ausschließt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung). Weitere Informationen: openai.com/privacy.

12. Empfänger und Verarbeitung außerhalb der EU

Daten erhalten nur Stellen, die sie für den Betrieb, die Bereitstellung der Internetseite, die Unterstützung, die Dokumentauswertung oder die gewählte Börsenübertragung benötigen.

13. Speicherdauer und Sicherheit

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für Zweck, Vertrag oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Vorgesehen sind rollenbasierte Zugriffe, Transportverschlüsselung, verschlüsselte Geheimnisse, Sicherungen und protokollierte Exporte.

14. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

15. Automatisierte Auswertung und Textentwürfe

VINmatic kann Dokumente automatisiert auswerten und Textentwürfe erzeugen. Daraus folgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung gegenüber einer Person. Händler müssen erkannte Fahrzeugdaten und generierte Inhalte vor einer Veröffentlichung prüfen.

16. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne die für Registrierung, Vertrag und jeweilige Funktion erforderlichen Angaben kann VINmatic das Konto oder die gewünschte Leistung nicht bereitstellen. Freiwillige Angaben sind als solche zu kennzeichnen.

17. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter oder Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.